Hvor mange gange har du forklaret din AI det samme?
Du finder produktbeskrivelsen frem, indsætter baggrunden for kampagnen og forklarer jeres kvalificeringsproces, så AI’en har noget relevant at arbejde med. Næste gang du skal løse en lignende opgave, begynder du igen med at samle materialet, selvom meget af baggrunden er den samme.
Knowledge Vaults giver dig mulighed for at samle og genbruge den viden i HubSpot, så du kan knytte et relevant vidensgrundlag til de projekter og agenter, du arbejder med. Ved at oprette forskellige samlinger til forskellige opgaver kan du afgrænse kilderne efter det, AI’en skal hjælpe med.
Her er Knowledge Vaults interessante, fordi de kan bringe virksomhedens dokumenterede viden ind i de opgaver, teamet allerede løser. Når eksempelvis produktark, ekspertinterviews og procesvejledninger bliver en del af AI’ens vidensgrundlag, kan du bede den om at bruge netop det materiale til at sammenligne produkter, udvikle indhold eller forklare en intern proces.
I blogindlægget får du en praktisk introduktion og otte eksempler på, hvordan du giver AI relevante kilder til marketing, salg og service. Undervejs får du forslag til materialer og prompts, så du kan vurdere, hvor Knowledge Vaults passer ind i din egen hverdag.
Vil du begynde med det praktiske? Gå direkte til guiden til hvordan du opsætter din første vault.
Indholdsfortegnelse
Hvad er HubSpot Knowledge Vaults?
HubSpot Knowledge Vaults er samlinger af kilder, som du kan tilknytte projekter i Breeze Assistant og agenter i Agent Hub. Formålet er at give AI’en relevant forretningsviden til et bestemt anvendelsesområde.
Tænk på en vault som den mappe med materiale, du ville give en kollega før en opgave. Skal kollegaen skrive om et produkt, får vedkommende produktark, relevante cases og godkendte beskrivelser. Det samme princip gælder her.
Du kan genbruge samlingerne og styre, hvem der må bruge og redigere dem. HubSpot beskriver funktionerne i sin vejledning til Knowledge Vaults. Vil du forstå de forskellige agenters roller, kan du også læse vores introduktion til HubSpot-agenter.
Hvordan adskiller Knowledge Vaults sig fra din generelle AI-kontekst?
Den generelle AI-kontekst beskriver virksomheden bredt, mens Knowledge Vaults samler mere specifik viden til et bestemt formål. Forskellen handler derfor om, hvor bredt informationen skal bruges, og hvilken opgave den skal understøtte.
Den brede kontekst kan omfatte virksomhedens budskaber, tone og idealkunder. En vault til en produktlancering kan derimod indeholde lanceringsbriefet, produktdokumentationen og de godkendte budskaber til netop den lancering.
Jeg ville bruge den generelle kontekst som fundament og vælge vaults efter opgaven, fordi du på den måde kan bevare virksomhedens overordnede retning og samtidig afgrænse de kilder, AI’en skal arbejde med. Vores guide til Brand Identity i HubSpot giver baggrund for arbejdet med virksomhedens overordnede brandinformation.
Hvilken viden kan du samle i en Knowledge Vault?
Du kan samle uploadede filer, eksisterende HubSpot-indhold og CRM-segmenter i en Knowledge Vault.
- Filer: Eksempelvis produktark, interviewudskrifter, præsentationer, regneark og interne vejledninger. HubSpot understøtter blandt andet PDF, Word, PowerPoint og Markdown samt de strukturerede filformater XLSX, CSV, JSON og XML.
- HubSpot-indhold: Eksempelvis vidensbaseartikler, blogindlæg, landingssider og websider. Understøttede indlejrede billeder kan også bidrage med visuel kontekst.
- CRM-segmenter: Udvalgte grupper af kontakter, virksomheder, salgsmuligheder eller supportsager. HubSpot dokumenterer bestemte standardegenskaber, som indgår for disse objekter.
Strukturerede data giver også mulighed for analyse. Knowledge Vaults understøtter analytiske spørgsmål og aggregeringer direkte på uploadede tabeldata. Du kan derfor bruge en fil med tydelige kolonner til at undersøge eksempelvis antal supportsager pr. kategori eller gennemsnitlig løsningstid, hvis de nødvendige værdier er med. HubSpot beskriver understøttelsen i sine udvikleropdateringer fra juni 2026.
Et CRM-segment giver altså ikke i sig selv adgang til hele aktivitetshistorikken eller alle felter. Kontrollér, at de oplysninger, opgaven kræver, faktisk er med. Det er en vigtig forskel, når du vurderer AI-output med virksomhedskontekst i HubSpot.
8 eksempler på, hvordan du kan bruge Knowledge Vaults
Knowledge Vaults kan understøtte opgaver på tværs af marketing, salg, service og interne projekter. Nedenfor får du otte illustrative anvendelser med forslag til materialer og prompts.
Eksemplerne viser muligheder, du kan afprøve. De er ikke kundecases eller løfter om bestemte resultater. Vælg et projekt eller en agent, der kan løse opgaven, og kontrollér svaret mod kilderne.
1. Giv sælgerne et fælles produktbibliotek
Hvis sælgerne bruger forskellige præsentationer, kan de komme til at beskrive den samme løsning forskelligt eller overse en vigtig begrænsning. Et fælles produktbibliotek giver AI’en et godkendt materiale at tage udgangspunkt i, når den hjælper sælgeren med at forklare løsningen og dens relevans for kunden.
Indhold i vaulten: Godkendte produktark, sammenligninger, FAQ og kundecases med dokumenterede resultater.
Prøv denne prompt: »Sammenlign løsning A og B for en produktionsvirksomhed med disse behov: [indsæt behov]. Brug produktarkene, og adskil dokumenterede forskelle fra forhold, vi skal afklare. Angiv kilderne.«
Det hjælper med: Et kildebaseret udgangspunkt til kundedialogen. Sælgeren skal stadig vurdere relevansen og kontrollere aktuelle vilkår. En vault kan også støtte arbejdet med strategiske målkunder i HubSpot, hvis materialet passer til kundens situation.
2. Saml baggrunden til en produktlancering
Når marketing og salg arbejder på en produktlancering, skal annoncer, indhold og kundedialoger bygge på den samme forståelse af produktet og målgruppen. En lanceringsvault kan samle den baggrund, så AI’en har adgang til de samme godkendte budskaber, uanset hvilken del af lanceringen den hjælper med.
Indhold i vaulten: Lanceringsbrief, produktbeskrivelse, målgruppeanalyse, godkendte budskaber og en beskrivelse af salgets opfølgning.
Prøv denne prompt: »Lav et udkast til en kampagnebrief ud fra lanceringsmaterialet. Beskriv målgruppe, problem, budskab og næste skridt for kunden. Markér de oplysninger, materialet ikke besvarer.«
Det hjælper med: At få kampagnens aktiviteter til at tage afsæt i samme materiale. Giv hvert aktiv en tydelig opgave, så sammenhængen fortsætter fra første interesse til salgsopfølgning.
3. Gør ekspertviden til brugbart indhold
En vault med ekspertmateriale kan give indholdsarbejdet konkrete faglige pointer at bygge på. Det er nyttigt, når viden ligger i interviewudskrifter, webinarer og præsentationer, som endnu ikke er blevet til artikler.
Indhold i vaulten: Ekspertinterviews, teknisk dokumentation, præsentationer og relevante undersøgelser.
Prøv denne prompt: »Foreslå fem artikelvinkler ud fra interviewet. Angiv kilden til hver vinkel. Vælg én og lav en disposition til [målgruppe]. Markér manglende belæg, og tilføj ingen eksempler, som interviewet ikke indeholder.«
Det hjælper med: At omsætte dokumenteret ekspertviden til en redaktionel retning. Du skal stadig kontrollere citater, faglige nuancer og kilder. Vores artikel om indhold, der hjælper relevante kundeemner videre, giver inspiration til at forbinde indholdet med kundens konkrete problem.
4. Understøt arbejdet med en bestemt branche
Kunder i forskellige brancher kan have forskellige behov og købskriterier, selvom de overvejer den samme løsning. Ved at samle brancheanalyser og relevante cases i en vault giver du AI’en kilder, der kan hjælpe den med at forklare løsningen ud fra den pågældende branches udfordringer.
Indhold i vaulten: Brancheanalyser, relevante cases, dokumenterede købskriterier og produktinformation.
Prøv denne prompt: »Hvilke dokumenterede anvendelser af vores løsning er relevante for [branche]? Knyt hver anvendelse til en udfordring fra materialet, og angiv, hvor vi mangler belæg.«
Det hjælper med: At finde brugbare argumenter og eksempler til både marketing og salg. Hold konklusionerne inden for det, materialet faktisk viser, så branchetilpasning bygger på viden frem for antagelser.
5. Gør kvalificering og overlevering lettere at forstå
En aftale om overlevering til salg er lettere at følge, når kollegerne kan finde svar på, hvilke oplysninger der skal være på plads, og hvem der har ansvaret. En procesvault giver AI’en jeres dokumenterede kriterier at svare ud fra, så forklaringen tager afsæt i den proces, I faktisk har aftalt.
Indhold i vaulten: Kvalificeringskriterier, ansvarsfordeling, aftaler om opfølgning og jeres egne definitioner af kunderejsens trin.
Prøv denne prompt: »Hvilke oplysninger skal være afklaret før overlevering til salg ifølge vores vejledning? Lav en tjekliste med ansvar og forventet opfølgning.«
Det hjælper med: At gøre dokumenterede aftaler lettere at bruge. Vaulten forklarer processen; selve fordelingen og opfølgningen kræver særskilt opsætning. Du kan hente inspiration i vores tjekliste til overlevering fra marketing til salg.
6. Hjælp nye kolleger med at finde svar
En ny kollega kender sjældent navnene på alle interne vejledninger eller de fagudtryk, teamet bruger. En onboardingvault kan gøre dokumentationen mere tilgængelig, fordi kollegaen kan stille et konkret spørgsmål og få hjælp til at forstå processen ud fra jeres egne materialer.
Indhold i vaulten: Onboardingplan, produktintroduktioner, begrebsforklaringer, systemvejledninger og kontaktpunkter for spørgsmål.
Prøv denne prompt: »Forklar vores leadhåndteringsproces for en ny medarbejder. Brug vejledningen, forklar fagudtryk, og henvis til de afsnit, medarbejderen skal læse.«
Det hjælper med: At gøre eksisterende vejledninger anvendelige i konkrete situationer. Test svarene med spørgsmål fra en ny kollega; de kan afsløre huller i dokumentationen.
7. Find tilbagevendende problemer i supportsager
Tilbagevendende spørgsmål i supporten kan pege på, at en vejledning er uklar, eller at kunderne mangler hjælp til en bestemt del af løsningen. Når du samler nyere supportsager og godkendte vejledninger i en vault, kan du bede AI’en sammenholde materialerne og pege på emner, teamet bør undersøge nærmere.
Indhold i vaulten: Et aktivt segment med relevante supportsager fra de seneste 30 dage og godkendte supportvejledninger. Vil du undersøge tal og forskelle mellem kategorier, kan du supplere med en XLSX- eller CSV-fil med én række pr. sag og kolonner for eksempelvis kategori, status og løsningstid.
Prøv denne prompt: »Find tilbagevendende problemtyper i de tilgængelige sagsbeskrivelser. Vis eksempler, og sammenhold dem med vejledningerne. Hvilke emner bør vi undersøge nærmere? Angiv, hvor datagrundlaget er utilstrækkeligt.«
Det hjælper med: At forbinde kundernes beskrivelser med et overblik over, hvor problemerne fylder. Sagsbeskrivelser og vejledninger giver grundlag for at undersøge indholdet af problemerne, mens en struktureret fil også kan bruges til optællinger og beregninger på de medtagne rækker.
Med en sådan fil kan du eksempelvis spørge: »Optæl sager pr. kategori, og beregn den gennemsnitlige løsningstid for afsluttede sager. Angiv enheden, hvilke rækker der indgår, og hvordan du håndterer manglende værdier.« Kontrollér beregningerne mod datagrundlaget, og husk, at en uploadet fil afspejler data på eksporttidspunktet. Et CRM-segment er heller ikke ensbetydende med adgang til samtlige samtaler på supportsagerne.
8. Saml viden til et konkret kundeprojekt
Når et kundeprojekts krav og beslutninger ligger i flere dokumenter, kan det være svært at bevare overblikket. En projektvault samler de relevante kilder, så AI’en kan hjælpe teamet med at finde dokumenterede krav og pege på uklarheder, der kræver en afklaring.
Indhold i vaulten: Godkendt projektbrief, kravspecifikation, løsningsbeskrivelse og beslutningsreferater.
Prøv denne prompt: »Opsummér de dokumenterede krav til løsningen. Markér uklare eller modstridende oplysninger, og henvis til dokumentet bag hvert punkt.«
Det hjælper med: At orientere sig i projektmaterialet. Afgræns adgangen efter indholdets fortrolighed, og sørg for, at teamet ved, hvilke dokumenter der er godkendte.
Sådan kommer du i gang med din første Knowledge Vault
Begynd med en tilbagevendende opgave og de kilder, teamet bruger til at løse den. Før du opretter samlingen, er det værd at kontrollere abonnementet og de praktiske grænser, så du ved, om dit materiale passer til funktionen.
Hvilket abonnement kræver det? Ifølge HubSpots vejledning er Knowledge Vaults tilgængelige med Starter, Professional eller Enterprise i Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub, Data Hub og Content Hub samt med Smart CRM Professional eller Enterprise.
Praktiske grænser: Du kan have op til 50 Knowledge Vaults på kontoen ad gangen. En vault kan ikke gemmes uden mindst én tilknyttet fil eller ét CRM-objekt. Filer må fylde op til 50 MB pr. fil, mens billedfiler har en særskilt grænse på 10 MB.
- Afgræns opgaven: Eksempelvis at sammenligne to produkter eller opsummere nyere supportsager.
- Vælg kilder: Saml relevante, godkendte materialer, og fjern forældede versioner.
- Opret vaulten: HubSpots dokumenterede vej er Agent Hub → Context → Knowledge Vaults → Create vault. Giv den et tydeligt navn og formål, og tilføj indhold.
- Tilknyt og test: Tilføj vaulten til et Breeze-projekt eller en agents vidensgrundlag. Giv klare instruktioner, og sammenlign svarene med kilderne.
Følg HubSpots opsætningsvejledning for detaljerne. Test også spørgsmål, materialet ikke kan besvare, så du opdager, hvor AI’en mangler grundlag.
Sådan holder du din Knowledge Vault brugbar
Hold hver vault fokuseret, giv den en ansvarlig, og gennemgå kilderne, når produkter eller processer ændrer sig.
Uploadede dokumenter skal vedligeholdes. At du ændrer originalfilen på din computer, er ikke i sig selv en opdatering af kopien i vaulten. For tilknyttede CRM-poster bruger projekter og agenter den seneste version af posterne.
Brug adgangsstyringen efter behov. Superadministratorer har altid adgang til og kan administrere vaults. Vurdér derfor både indholdets følsomhed og de relevante brugeres adgang.
Kontrollér svarenes kilder, datoer og forbehold. Kildehenvisninger kan vise dokumentnavn og side eller afsnit, når det er tilgængeligt. Den disciplin hører sammen med det bredere arbejde med datakvalitet og en brugbar HubSpot-opsætning.
Start med én tilbagevendende opgave
Vælg én tilbagevendende opgave, saml de nødvendige kilder, og vurder, om en Knowledge Vault gør det lettere at få et brugbart svar.
Jeg ville begynde dér, hvor teamet ofte finder det samme materiale frem, fordi det giver dig en velkendt opgave at vurdere resultatet ud fra. Med et produktbibliotek, en samling ekspertinterviews eller en afgrænset analyse af supportsager kan du sammenligne AI’ens svar med de kilder og den faglige vurdering, teamet allerede bruger.
Start derfor med at beskrive, hvad et brugbart resultat skal indeholde, og hvilke kilder der er nødvendige for at nå frem til det. Når du tester vaulten på den baggrund, får du et konkret grundlag for at vurdere, om materialet er tilstrækkeligt, om instruktionerne er tydelige, og hvor en kollega stadig skal kvalificere svaret.
Vil du have hjælp til at finde den første relevante anvendelse af knowledge vaults i HubSpot?
Tag fat i os.
