Hvilken værdi kan et CRM- og salgssystem give min organisation?

Et CRM- og salgssystem er ikke kun forbeholdt store virksomheder. Tværtimod kan det være en kæmpe hjælp for organisationer i alle størrelser, der ønsker bedre struktur, stærkere samarbejde og mere effektive salgsprocesser.

• Hvorfor overhovedet tale om CRM- og salgssystemer?
• Hvad er et CRM- og salgssystem egentlig?
• 5 typiske udfordringer uden et CRM- og salgssystem
• 6 gode grunde til at overveje et CRM- og salgssystem 
• Hvordan vælger jeg det rigtige CRM- og salgssystem?

Hvorfor overhovedet tale om CRM- og salgssystemer?

De fleste virksomheder starter simpelt. Det gjorde vi i hvert fald. Kundelister i Excel, noter i en fælles mappe eller notesblokke og opfølgningsaftaler skrevet i en kalender eller sendt på mail.

Håndholdte og manuelle løsninger fungerer i begyndelsen. Men efterhånden, som din virksomhed vokser, har du måske oplevet, at overblikket begynder at skride. Leads bliver glemt, mails forsvinder i indbakken, og ingen ved helt, hvornår der sidst blev fulgt op på den der potentielle kunde, som ellers kunne være fed at få med om bord. 

Det er netop her, et CRM- og salgssystem viser sin værdi. Det rette system kan være en vaskeægte gamechanger, der hjælper dig med meget mere end blot organisering af kontaktoplysninger.

Det er nemlig et strategisk værktøj, der samler al din viden om kunder og salg ét sted og sikrer, at opfølgning, koordinering og overblik ikke afhænger af én medarbejders hukommelse, notesbog eller Excel-ark.

Når du samler dine data, dialoger og salgsaktiviteter samme sted, får du ikke bare styr på dine processer, du skaber også bedre kundeoplevelser.

Hvad er et CRM- og salgssystem egentlig?

CRM står for Customer Relationship Management og dækker over de systemer og processer, du bruger til at holde styr på dine kunderelationer. Det handler ikke kun om, hvem kunden er, men også om hele den historik og kontekst, der knytter sig til jeres dialog: Hvilke mails er sendt, hvilke møder er afholdt, hvad er der blevet sagt, og hvad er næste skridt i salgsdialogen? Det kan også vise hvilke touch points, der har været mellem kunden og dine marketingindsatser - og som altså har medvirket til, at kunden er kommet i din fold.

Et CRM-system er i sig selv ret fedt og kan sagtens stå alene. Men der er mest værdi at hente, hvis CRM-systemet bliver koblet sammen med et salgssystem.

Et salgssystem er det værktøj, sælgere bruger til at holde styr på deres salgsaktiviteter. Det giver overblik over leads, tilbud, opfølgninger og pipeline og hjælper med at sikre, at intet falder mellem stolene. Hvor et CRM har fokus på relationen og hele kunderejsen, er salgssystemet særligt rettet mod det udførende salgsarbejde. Altså alt det, der skal til for at lukke en aftale.

Her hos Itch arbejder vi selv i HubSpot, som netop er bygget som ét samlet økosystem, der forbinder CRM, salgsaktiviteter, marketing og web. Det gør det nemt at arbejde tværgående og få overblik over vores potentielle og eksisterende kunders aktiviteter. 

5 typiske udfordringer uden et CRM- og salgssystem

Mange virksomheder klarer sig fint uden et CRM- og salgssystem. I hvert fald til at starte med. Men med tiden begynder de samme udfordringer ofte at gå igen. Det handler som regel om, at arbejdsprocesser og vigtige informationer ikke bliver sat i system. Ofte ser vi, at det er de samme udfordringer, der går igen hos de virksomheder, vi hjælper. 

1. Leads falder mellem stolene

En af de klassiske faldgruber er, at leads bliver glemt. Et kundeemne bliver nævnt på et møde, men bliver aldrig fulgt op på. Eller også har en kollega haft dialog med leadet tidligere, men den viden er ikke blevet dokumenteret nogen steder. Og så starter dialogen forfra, hvilket ikke er hensigtsmæssigt, da det sender et sjusket og ikke specielt professionelt signal.

2. Manglende overblik over pipeline og lukkerate

Uden et system mister du nemmere overblikket over din pipeline. Det bliver svært at svare på, hvor mange aktive salgsmuligheder, der er i gang, hvor langt de er i processen, og hvad jeres gennemsnitlige lukkerate er. Det gør det næsten umuligt at forudse omsætning og planlægge ressourcer - både for den enkelte sælger og for ledelsen.

3. Siloarbejde og manglende samarbejde

Et andet velkendt problem er, at salgsarbejdet foregår i siloer. Hver sælger har sin egen måde at gøre tingene på, og vigtig information ligger gemt i personlige excelfiler, indbakker og noter. Det gør det svært at samarbejde, overlevere kundeinformation og skabe en ensartet kundeoplevelse.

Læs også: 4 tegn på at dine marketing- og salgsteams ikke samarbejder om leads

4. Manglende datagrundlag til beslutninger

Når salgs- og kundeinformation ikke er samlet ét sted, bliver det svært at træffe beslutninger, der bygger på andet end mavefornemmelser. Du kommer hurtigt til at mangle indsigt i, hvad der virker, hvor der er flaskehalse, og hvordan jeres performance egentlig ser ud. 

5. Manglende alignment mellem salg og marketing

Uden et fælles system halter kommunikationen mellem salgs- og marketingafdelingen ofte. Leads bliver sendt videre uden kontekst, eller også arbejder man ud fra forskellige definitioner af, hvornår et lead er klar til salg. Det skaber misforståelser og gør det svært at arbejde mod fælles mål.

Læs også: Sådan styrker du samarbejdet med salg

6 gode grunde til at overveje et CRM- og salgssystem 

Hvis du leger med tanken om at få systematiseret dine CRM- og salgsprocesser, forstår jeg dig godt. Det kan nemlig vise sig at blive en rigtig god beslutning, der kan mærkes på både effektivitet, samarbejde, resultater og bundlinje.

Her er nogle af de fordele ved automatisering af CRM- og salgsprocesser, vi oftest ser, når virksomheder begynder at arbejde systematisk med CRM og salg:

1. Bedre struktur og overblik

Når alle informationer er samlet ét sted, slipper du for at lede i mails, noter og gamle regneark for at finde det, du skal bruge. Du får ét system, hvor kontaktoplysninger, mødereferater og aktivitetslog følger kunden. Og det er uanset hvem i organisationen, der sidst har været i kontakt med kunden.

Personligt er jeg ret glad for, at oplysninger bliver gemt både på virksomheds- og personniveau. Det gør det meget nemmere at få et dækkende overblik, hvis der er flere involverede parter.

2. Styrket salgsarbejde

Et godt CRM- og salgssystem hjælper sælgerne med at holde styr på deres opgaver. Opfølgninger bliver automatiseret, så vigtige leads ikke bliver glemt, og sælgerne kan arbejde mere proaktivt i stedet for at jagte et overblik.

Derudover gør systemet det nemmere at lave forecasts, fordi du hele tiden kan følge, hvor dine deals befinder sig i salgsprocessen. Det gør det lettere at prioritere tiden rigtigt og sætte ind dér, hvor sandsynligheden for en lukket aftale er størst. For eksempel arbejder vi meget med lead scoring i HubSpot, hvor leads tildeles point alt efter, hvor varme de er.

Læs mere om lead scoring her.

3. Bedre samarbejde mellem teams

Et fælles system styrker samarbejdet på tværs af afdelinger. Når marketing og salg arbejder ud fra den samme datakilde, bliver det nemmere at definere, hvad et kvalificeret lead er, og hvornår det skal overleveres.

Det er ikke kun godt for dig og dine kollegaer. Ofte medfører det også en mere sammenhængende kundeoplevelse. Dét er da værd at tage med. 

4. Datadrevne beslutninger

Med al aktivitet dokumenteret i systemet, får din virksomhed et langt bedre grundlag for at analysere, hvad der virker, og hvor der måske er plads til forbedring. Du kan for eksempel se:

• Hvilke sælgere, der performer bedst
• Hvor i pipeline, dine deals typisk tabes
• Hvor lang, jeres gennemsnitlige salgscyklus er

Den slags indsigter gør det muligt at arbejde mere strategisk og effektivt på tværs af salgsteamet.

5. Skalérbarhed og vækst

Et CRM- og salgssystem er ikke kun noget, der hjælper dig her og nu. Det er også en investering i fremtiden. Når din virksomhed vokser, vokser systemet med. Nye medarbejdere kan onboardes hurtigere, fordi de ikke skal lære fem forskellige systemer at kende. Det hele er samlet samme sted.

6. Kundedata er tilgængelig for hele teamet

Når vigtig information om kunder kun findes i mails, noter eller i hovedet på den enkelte medarbejder, bliver den sårbar. Med et CRM- og salgssystem er alt gemt centralt, så relationen til kunden ikke afhænger af én person. Hvis en kollega bliver syg, stopper, er på ferie eller skifter rolle, er det lettere for andre i teamet at tage over og sikre, at vigtig viden ikke går tabt.

Hvordan vælger jeg det rigtige CRM- og salgssystem?

Det er nok ikke nogen hemmelighed, at vi her hos Itch har en kærlighed til HubSpot. Men mindre komplette løsninger kan også sagtens gøre det. Det hele handler om, hvor du er i din virksomhed, og hvor du gerne vil hen.

Inden du kaster dig ud i at sammenligne leverandører, bør du tage stilling til nogle grundlæggende spørgsmål:

• Hvad skal systemet hjælpe med? Er det primært overblik, salgsopfølgning, rapportering eller det hele?
• Hvor digitalt modne er dit team i dag? Har I brug for noget simpelt og intuitivt eller er der plads til mere komplekse løsninger?
• Hvilke arbejdsgange har I allerede i dag, og skal det nye system kunne integreres med dem?
• Hvem skal bruge det? Og hvor mange?
• Hvad er I villige til at investere i kroner og tid?

Hvis du er nysgerrig, har vi her i biksen sammenlignet både PipeDrive, MailChimp og ActiveCampaign med HubSpot. Her kan du se både plusser og minusser ved de forskellige systemer. Du er også mere end velkommen til at række ud til os for en snak om jeres overvejelser.